Strona główna » Mam jednoosobową działalność gospodarczą. Co zrobić gdy klienci nie płacą faktur?

Mam jednoosobową działalność gospodarczą. Co zrobić gdy klienci nie płacą faktur?

Prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej to duże wyzwanie. Właściciel musi być także pracownikiem i często – w ramach redukcji kosztów – zajmować się marketingiem i księgowością. Robi wszystko, aby móc terminowo uregulować opłaty związane z prowadzeniem firmy. Jednak przez zatory płatnicze spowodowane brakiem wpłat ze strony kontrahentów, kondycja finansowa przedsiębiorstwa może znacząco się pogorszyć. Co zrobić, gdy klienci nie płacą faktur w terminie?

Nawiąż kontakt z dłużnikiem

Należność, której upłynął termin zapłaty to zadłużenie – nawet jeśli opóźnienie jest jednodniowe. Już w tym momencie należy skontaktować się z dłużnikiem celem przypomnienia o płatności i ustaleniu konkretnego terminu zapłaty. W pierwszej kolejności warto zadzwonić. Nie należy od razu atakować rozmówcy, lecz zapytać o powód braku wpłaty. Być może przelew został wykonany późnym wieczorem i dlatego środki jeszcze nie zostały zaksięgowane na koncie firmy. Może przelew był zrealizowany kilka dni temu, ale okazało się, że nasz kontrahent pomylił numer konta. Sytuacje mogą być przeróżne, dlatego warto dać szansę na wyjaśnienie. Jeśli klient przyzna, że ma problemy finansowe – wówczas należy ustalić termin możliwie najszybszej zapłaty. Na korzyść wierzyciela – w przypadku problemów ze spłatą – działa dowód zawarcia telefonicznego porozumienia. Może to być podsumowanie wysłane SMSem lub mailem. Trzeba pamiętać o zachowaniu formalnej formy, wskazaniu numeru dokumentu, kwoty i ustalonego terminu zapłaty.
Jeśli jednak próba telefonicznego kontaktu okazałaby się bezskuteczna, warto wysłać SMSem lub mailem monit dotyczący płatności z jednoczesną prośbą o pilne uregulowanie należności „jeszcze dzisiaj”.

Wyślij wezwanie do zapłaty

Gdy próby przypomnienia o płatności nie poskutkowały, koniecznym jest wysłanie wezwania do zapłaty. Pismo powinno zawierać: dane wierzyciela i dłużnika, datę i miejsce wysłania, symbol faktury i kwotę zadłużenia wraz z odsetkami, termin zapłaty oraz numer rachunku bankowego, na który należy dokonać wpłaty. Dobrą praktyką jest zawarcie w treści wezwania informacji o konsekwencjach wynikających z nieuregulowania zobowiązania tj. wpis do rejestru dłużników, cesja wierzytelności do firmy zewnętrznej lub skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego. Wezwanie do zapłaty można wysłać elektronicznie lub pocztą tradycyjną (listem poleconym).

Wpis do Rejestru Dłużników

Dłużnik wciąż nie spłacił zaległości? Jeśli zadłużenie kwalifikuje się do wpisania kontrahenta do Rejestru Dłużników, należy to zrobić. Jest to kolejny krok windykacyjny pokazujący zobowiązanemu, że traktujemy sprawę poważnie, a ostrzeżenia, o których informowaliśmy w piśmie, będą wprowadzane w życie. Ustawa o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych z dnia 9 kwietnia 2010 r. wskazuje, iż można wpisać nieuczciwego kontrahenta do Rejestru Dłużników pod następującymi warunkami:

  • termin płatności faktury upłynął co najmniej 60 dni temu,
  • od wysłania wezwania do zapłaty pocztą tradycyjną lub doręczenia pisma od rąk własnych dłużnika minęło min. 30 dni,
  • kwota zadłużenia to 500 zł lub więcej.

Złożenie pozwu o zapłatę

W sytuacji, gdy powyższe sposoby odzyskania należności okazały się bezskuteczne, można wystąpić na drogę sądową. Trzeba mieć jednak na uwadze, że będzie to wiązało się z dodatkowymi kosztami. Należy opłacić znaki sądowe, a gdy zadłużenie budzi wątpliwości – zatrudnić prawnika. Jeśli przedsiębiorstwo nie dysponuje odpowiednimi funduszami, właściciel może samodzielnie założyć sprawę poprzez e-sąd. Wówczas orzeczenie sądu zostanie wydane bez przeprowadzania postępowania dowodowego. Jedynym załącznikiem do e-pozwu jest dokument potwierdzający powstanie zadłużenia (np. faktura). Trzeba będzie także uregulować opłatę za złożenie elektronicznego pozwu, jednak jest ona niższa niż w przypadku standardowego postępowania w sądzie.
W tym miejscu należy zadać sobie pytanie, czy to rozwiązanie jest opłacalne dla firmy i jaka jest realna szansa na odzyskanie środków. Gdy sprawa trafi do komornika (po uprzednim uzyskaniu prawomocnego nakazu zapłaty), wierzyciel dokonuje wpłaty zaliczek na poczet poszczególnych czynności egzekucyjnych. Są to kolejne koszty dla jednoosobowej działalności gospodarczej, które mogą nigdy nie zostać zwrócone. Może się bowiem okazać, że egzekucja jest bezskuteczna i postępowanie komornicze zostanie umorzone.

Giełda długów lub cesja wierzytelności

Dobrym sposobem na zmotywowanie dłużnika do zapłaty jest wystawienie zobowiązania na sprzedaż. Giełdy długów są z reguły ogólnodostępne i każdy, kto posiada dostęp do internetu może zweryfikować potencjalnego kontrahenta. W przypadku ujawnienia zaległości, ucierpi reputacja dłużnika i może mieć w przyszłości problemy z nawiązaniem współpracy lub uzyskaniem pożyczki w banku.
Jeśli koszty samodzielnej windykacji oraz prowadzenia postępowania sądowego i komorniczego są wyższe od kwoty zadłużenia, warto rozważyć cesję wierzytelności do firmy windykacyjnej. Co prawda cena odkupu będzie nieco niższa niż wymagana kwota, ale w zamian wierzyciel – oprócz natychmiastowej gotówki – otrzyma spokój.

Wprowadź działania prewencyjne, aby uniknąć w przyszłości niezapłaconych przez klientów faktur

Dzięki zastosowaniu na fakturach pieczęci o wpisaniu zadłużenia do Rejestru Dłużników lub zamieszczeniu informacji, że w przypadku zaległości sprawa zostanie przekazana do kancelarii prawnej, właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej zapewne szybciej otrzyma pieniądze za usługi lub produkty. Z reguły jest to skuteczny straszak, chociaż zdarzają się kontrahenci, którzy celowo nie regulują zobowiązań, ponieważ wiedzą, że małe przedsiębiorstwo nie będzie prowadziło postępowania sądowego z uwagi na koszty. Każdorazowo warto sprawdzić informacje o kontrahencie w internecie, w tym na giełdzie długów. W przypadku znalezienia negatywnych informacji należy rozważyć, czy współpraca jest opłacalna.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *